Le e mail non vengono mai da sole. Preferiscono, forse per quella natura minuta e impalpabile, muoversi in compagnia. Soprattutto ora che le feste sono finite e si torna, con un pizzico di malinconia, in quella postazione che avevamo lasciato prima di natale.
Secondo un’indagine ciascun dipendente rischia di trovare al proprio rientro tra 450 e 3000 mail. Numeri da capogiro. Se solo si pensa che dedicare un minuto per ciascuna mail, nel peggiore dei casi, vorrebbe dire un pò più di sei giorni di lavoro a tempo pieno.

Comunicazioni ufficiali in arrivo dalla segreteria del direttore generale, pubblicità che promettono insperate meraviglie, biglietti digitali di auguri e, infine, quasi nascosti nel marasma, i messaggi necessari per mettere a punto documenti relativi a progetti importanti.
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Di fronte a questo “mare” ciascuno si organizza come può. Spesso senza adoperare alcun tipo di strategia che, invece, dovrebbe essere condivisa in un’azienda. Ciascun dipendente cerca di uscire dal dedalo a proprio modo. C’è chi riempie di filtri il proprio sistema di posta elettronica, riuscendo a passare indenni anche attraverso queste forche caudine digitali. C’è chi legge tutte le mail con metodo e ostinazione.
Probabilmente bisognerebbe:
- ordinare le mail per mittente, in modo da poter identificare con più facilità gli autori più “importanti”
- ordinare tutti i messaggi per oggetto, per distinguere quello che è spam da quello che non lo è
- ordinare i messaggi per data
Sarà meglio che nelle imprese qualcuno si prenda la briga di aiutare i propri dipendenti a cavarsela anche con queste piccole difficoltà. Altrimenti finirà per crescere la tentazione del nostro collega più scellerato. Quello che risolve il problema con estrema semplicità: seleziona tutte le nuove mail e, dopo aver tirato un sospiro di sollievo, le cancella tutte.